Duidelijk over gegevens
Privacy.
We gebruiken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om vragen te beantwoorden, leden toegang te geven en persoonlijke uitnodigingen goed op te volgen.
Wie is verantwoordelijk?
Lions Club Groningen Host is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en het besloten ledenportaal. Vragen of privacyverzoeken kunnen naar groningen.host@lions.nl.
Welke gegevens gebruiken we?
| Situatie | Gegevens | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contactformulier | Naam, e-mail, eventueel telefoonnummer en bericht | De vraag beantwoorden | Het formulier wordt niet lokaal opgeslagen; het bericht komt per e-mail bij de secretaris |
| Ledenportaal | Naam, leden-e-mailadres, inlog- en gebruiksmomenten | Toegang beveiligen en uitnodigingen tellen | Zolang het lidmaatschap actief is; inloglinks maximaal 15 minuten |
| Beveiliging | Een technische, gehashte aanduiding van aanvraag en IP-adres | Misbruik en te veel aanvragen beperken | Alleen binnen het relevante limietvenster |
| Uitnodiging klaarmaken | Het gekozen doel, soort relatie en interesses | Een passende tekst en persoonlijke link maken | Onbeantwoorde uitnodigingen maximaal 30 dagen |
| Reactie op uitnodiging | Naam, e-mailadres, keuze, toestemming en naam van het uitnodigende lid | Persoonlijk contact opnemen over de reactie | Maximaal één jaar, of eerder bij een verwijderverzoek |
Een uitnodiging van een clublid
Een lid kan in zijn besloten portaal de naam en het e-mailadres van een bekende invullen om een persoonlijk bericht klaar te zetten. Deze contactgegevens blijven tijdens het maken in de browser van het lid. De club verstuurt de eerste uitnodiging niet automatisch en bewaart het e-mailadres op dat moment niet centraal. Het lid kiest zelf of hij het bericht vanuit zijn eigen e-mail of WhatsApp verstuurt.
De persoonlijke link registreert alleen dat de uitnodigingspagina is geopend. Pas wanneer de genodigde zelf een reactieformulier invult en toestemming geeft, bewaart de club naam en e-mailadres en ontvangt de secretaris bericht.
Gebruik van AI
Als de AI-functie is ingeschakeld, krijgt het taalmodel alleen algemene keuzes te zien, zoals “zakelijke relatie”, “lokale inzet” en het doel van de uitnodiging. De naam en het e-mailadres van de genodigde worden niet meegestuurd. De tekst blijft altijd een voorstel dat het lid kan lezen en aanpassen.
Grondslag en rechten
Voor het afhandelen van een reactie gebruiken we de toestemming die iemand op het formulier geeft. Voor beveiliging, basale tellingen en het tijdelijk beschikbaar maken van een uitnodigingslink beroepen we ons op het gerechtvaardigde belang om het portaal veilig en bruikbaar te laten werken. We verzamelen zo weinig mogelijk gegevens en beperken de bewaartermijn.
Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Ook kun je toestemming intrekken of bezwaar maken tegen een verwerking. Mail daarvoor naar groningen.host@lions.nl. We gebruiken een reactie op een uitnodiging nooit automatisch voor een nieuwsbrief.
Beveiliging en dienstverleners
Het portaal gebruikt eenmalige inloglinks, beveiligde sessiecookies, beperkte toegang en afgeschermde opslag. Voor e-mailbezorging kan een e-maildienstverlener worden gebruikt. Wanneer de optionele AI-functie actief is, wordt alleen de hierboven beschreven niet-identificerende context verwerkt. Met leveranciers moeten passende verwerkersafspraken worden gemaakt.
Klacht of vraag
Neem bij voorkeur eerst contact op met de club. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie: 3 oktober 2026. Deze uitleg wordt aangepast wanneer de werkwijze of gebruikte leveranciers wijzigen.